Dienstplan für die Kita erstellen – mit kostenloser Vorlage
Ein Kita-Dienstplan sieht auf den ersten Blick aus wie jeder andere Schichtplan: ein paar Namen, ein paar Uhrzeiten. Er scheitert aber an einer Stelle, die es in Gastronomie oder Handel gar nicht gibt. Deine Leute sind nicht die ganze Arbeitszeit bei den Kindern. Ein Teil geht für Vorbereitung, Elterngespräche und Dokumentation drauf, und wenn dieser Teil nicht im Plan steht, holt er sich seine Stunden trotzdem – aus der Betreuungszeit. Diese Seite zeigt, wie du den Plan so baust, dass beides sichtbar ist.
Was einen Kita-Dienstplan von jedem anderen unterscheidet
Drei Dinge machen die Planung eigen. Erstens ist die Öffnungszeit länger als jede Arbeitszeit: Wer um 7 Uhr aufschließt, kann nicht um 17 Uhr abschließen. Zweitens schwankt die Zahl der Kinder über den Tag stark – morgens um halb acht sind fünf da, um zehn sind es achtundzwanzig. Drittens ist ein Teil der Arbeit unsichtbar und muss trotzdem geplant werden.
Ein Plan, der nur Anfang und Ende je Person notiert, verdeckt genau diese drei Punkte. Besser ist ein Plan, der pro Tag zeigt, wie viele Leute in jedem Zeitblock im Gruppenraum stehen – und wer in diesem Moment nicht dort ist, weil er Verfügungszeit hat.
Die drei Blöcke: Frühdienst, Kernzeit, Spätdienst
Plane nicht in Schichten, sondern in Blöcken. Die Bring- und Abholzeiten sind die Randzeiten, dazwischen liegt die Kernzeit.
- Frühdienst: vom Aufschließen bis zum Beginn der Kernzeit. Hier reicht in der Regel die kleinste Besetzung, die eure Aufsichtspflicht und euer Betreuungskonzept hergeben. Wichtig ist die Aufschließ-Regel: Wer zuerst da ist, ist nie allein verantwortlich für eine Gruppe, die schon zu groß dafür ist.
- Kernzeit: die Zeit mit Angeboten, Frühstück und vollständiger Gruppe. Hier muss die stärkste Besetzung stehen, und hier gehört keine Verfügungszeit hin.
- Spätdienst: vom Ende der Kernzeit bis zum Abschließen. Die Gruppen werden zusammengelegt, die Besetzung dünnt aus. Lege vorher fest, ab wie vielen Kindern zusammengelegt wird – sonst entscheidet das jeden Tag jemand anders.
Die Besetzungsstärke je Block schreibst du einmal fest und planst dann dagegen. Wie viele Fachkräfte je Kind nötig sind, regeln die Länder unterschiedlich; maßgeblich ist das Kita-Gesetz eures Bundeslandes und eure Betriebserlaubnis. Trag die Zahl, die für euch gilt, in die Kopfzeile des Plans – dann sieht jeder sofort, wenn ein Tag darunter liegt.
Verfügungszeit gehört in den Plan – nicht zwischen die Zeilen
Verfügungszeit, oft auch mittelbare pädagogische Arbeitszeit genannt, ist die Zeit für Vorbereitung, Entwicklungsdokumentation, Elterngespräche und Teambesprechung. Sie ist Arbeitszeit wie jede andere. Ihr Umfang ist je nach Bundesland und Träger verschieden geregelt – die Planungsregel ist aber überall dieselbe: Verfügungszeit bekommt eine eigene Zeile im Plan, mit Uhrzeit.
Warum das so wichtig ist: Steht sie nicht im Plan, findet sie in der Kernzeit statt. Die Person sitzt dann am Gruppentisch und schreibt Beobachtungsbögen, gilt im Plan aber als anwesende Fachkraft. Rechnerisch ist die Gruppe besetzt, tatsächlich ist sie es nicht. Das fällt erst auf, wenn etwas passiert.
Zwei Regeln haben sich bewährt. Lege Verfügungszeit in den Frühdienst oder in die Schlafenszeit, nicht in die Kernzeit. Und plane sie pro Person auf feste Wochentage, nicht als Stundenkonto – ein Konto wird am Jahresende abgerechnet, ein Termin wird wahrgenommen.
Der Wochenplan als Vorlage
So sieht das Gerüst aus. F = Frühdienst, K = Kernzeit, S = Spätdienst, V = Verfügungszeit, P = Pause. Du kannst die Tabelle ausdrucken oder markieren und in eine Tabellenkalkulation kopieren.
| Name | Mo | Di | Mi | Do | Fr | Std./Woche |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Fachkraft 1 | F 7:00–14:30 | F 7:00–14:30 | V 7:00–9:00, K bis 14:30 | F 7:00–14:30 | F 7:00–13:00 | 36,0 |
| Fachkraft 2 | K 8:30–16:00 | K 8:30–16:00 | K 8:30–16:00 | V 8:30–10:30, K bis 16:00 | K 8:30–15:00 | 36,5 |
| Fachkraft 3 | S 9:30–17:00 | S 9:30–17:00 | S 9:30–17:00 | S 9:30–17:00 | S 9:30–16:00 | 36,5 |
| Ergänzungskraft | K 8:00–12:00 | K 8:00–12:00 | frei | K 8:00–12:00 | K 8:00–12:00 | 16,0 |
| Im Raum 7:00–8:30 | 1 | 1 | 0 (V!) | 1 | 1 | – |
| Im Raum 9:30–12:00 | 4 | 4 | 3 | 3 (V!) | 4 | – |
| Im Raum 16:00–17:00 | 1 | 1 | 1 | 1 | 0 | – |
Die drei unteren Zeilen sind der eigentliche Zweck der Tabelle. Sie zählen, wie viele Leute in einem Zeitfenster tatsächlich bei den Kindern sind – Verfügungszeit und Pause abgezogen. Am Mittwochmorgen und am Freitagnachmittag sieht man sofort, dass der Plan so nicht trägt. Ohne diese Zeilen sieht derselbe Plan vollständig aus.
Pausen trägst du separat ein. Die gesetzlichen Mindestpausen und die Ruhezeit zwischen zwei Diensten stehen im Arbeitszeitgesetz und gelten in der Kita wie überall – nachzulesen unter Arbeitszeitgesetz: Pausen und Ruhezeiten. In der Kita ist die Pause die schwierigste Zeile im Plan, weil sie nur geht, wenn jemand anderes übernimmt. Plane sie deshalb paarweise: zwei Namen, zwei Zeitfenster, nacheinander.
Was das Jahr über den Plan bestimmt
Ein Wochenplan trägt nur, wenn der Jahresrahmen vorher steht. Diese Punkte klärst du einmal im Herbst für das Folgejahr:
- Schließtage – Sommerschließung, zwischen den Jahren, Betriebsausflug. Sie gehen in der Regel vom Urlaubsanspruch ab und müssen deshalb vor der Urlaubsplanung stehen.
- Konzeptionstage und Fortbildungen – ganze Tage ohne Betreuung oder mit Notgruppe. Eltern brauchen diese Termine früh.
- Urlaubssperren – zum Beispiel in der Eingewöhnungsphase im August und September, wenn jedes neue Kind eine feste Bezugsperson braucht.
- Zusatzfreie Tage nach Tarif – im Sozial- und Erziehungsdienst gibt es neben dem Urlaub weitere freie Tage. Sie werden gern vergessen und fehlen dann im November gleichzeitig bei mehreren Leuten. Blocke sie wie Urlaub im Jahresplan.
- Eingewöhnungen – jede Eingewöhnung bindet eine Fachkraft teilweise aus der Gruppe heraus. Trag sie wie eine Abwesenheit ein, nicht als Zusatzaufgabe.
Wenn morgens jemand ausfällt
Der Anruf um 6:20 Uhr ist der Normalfall, nicht die Ausnahme. Was hilft, ist eine feste Reihenfolge, die alle kennen – dann muss die Leitung nicht jeden Morgen neu entscheiden:
- Verfügungszeit des Tages streichen und die Person in die Gruppe holen.
- Teilzeitkräfte fragen, ob jemand die Stunden aufstocken kann.
- Gruppen zusammenlegen und die Randzeiten verkürzen.
- Springer oder Aushilfe aus der Liste anrufen.
- Eltern informieren, wenn die Betreuungszeit eingeschränkt werden muss.
Schritt 1 funktioniert nur, wenn die Verfügungszeit im Plan steht – sonst weiß niemand, was sich streichen lässt. Das ist der praktische Grund für die eigene Zeile, nicht nur der formale.
Wann die Tabelle nicht mehr reicht
Für eine ein- oder zweigruppige Einrichtung ist ein ausgedruckter Wochenplan völlig in Ordnung. Ab etwa drei Gruppen kippt es: Änderungen erreichen nicht mehr alle, das Team arbeitet mit verschiedenen Ständen, und der Krankheitsfall am Morgen bedeutet fünf Telefonate. Dann lohnt ein Plan, den alle auf dem Handy sehen und in dem eine Änderung sofort bei allen ankommt. Den Einstieg und die fertige Wochenvorlage findest du unter Dienstplan kostenlos erstellen – ausprobieren geht dort ohne Anmeldung.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich einen Dienstplan für den Kindergarten kostenlos?
Du brauchst dafür keine Software zu kaufen. Nimm die Wochenplan-Tabelle von dieser Seite, trag Öffnungszeit, Personen und Wochenstunden ein und ergänze die drei Zählzeilen für Früh-, Kern- und Spätdienst. Diese Zählzeilen sind der Unterschied zwischen einer Namensliste und einem Plan. Wenn du lieber direkt loslegst: Die Vorlage unter „Dienstplan kostenlos erstellen“ lässt sich ohne Anmeldung ausfüllen.
Welche Vorlage passt für eine Kita?
Eine Vorlage taugt für die Kita, wenn sie drei Dinge kann: Zeitblöcke statt reiner Schichten abbilden, eine eigene Zeile für Verfügungszeit haben und die tatsächliche Besetzung je Zeitfenster zählen. Die meisten allgemeinen Schichtplan-Vorlagen können nur das Erste. Dann trag die beiden anderen Punkte von Hand nach.
Was ist Verfügungszeit und wie plane ich sie ein?
Verfügungszeit ist die Arbeitszeit für Vorbereitung, Dokumentation, Elterngespräche und Teambesprechung – also Arbeit, die nicht in der Gruppe stattfindet. Ihr Umfang ist je Bundesland und Träger verschieden geregelt. Für den Plan gilt unabhängig davon: Sie bekommt eine eigene Zeile mit Uhrzeit und liegt möglichst außerhalb der Kernzeit. Ohne feste Zeit wird sie zur Restgröße und verschwindet.
Wie viele Fachkräfte müssen in der Kernzeit da sein?
Das regeln die Bundesländer unterschiedlich, und maßgeblich ist zusätzlich eure Betriebserlaubnis. Statt einer allgemeinen Zahl trag die für euch geltende Vorgabe in die Kopfzeile des Plans ein und lass die Zählzeile jeden Tag dagegen prüfen. Wichtig ist dabei, dass Verfügungszeit und Pausen aus dieser Zahl herausgerechnet sind – sonst sieht ein Tag besetzt aus, der es nicht ist.
Wie lange im Voraus muss der Dienstplan stehen?
Eine gesetzliche Frist für alle gibt es nicht. Häufig ist sie in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung geregelt, teilweise auch im Tarifvertrag – schau dort zuerst nach. Praktisch bewährt hat sich der Monatsplan bis spätestens Mitte des Vormonats, weil Teilzeitkräfte ihre eigene Betreuung danach ausrichten müssen.
Wie plane ich die Randzeiten mit wenig Personal?
Staffle die Dienstbeginne statt sie gleichzeitig zu setzen: eine Person zum Aufschließen, die nächste eine Stunde später, die dritte zur Kernzeit. Am Nachmittag läuft es rückwärts. Lege außerdem schriftlich fest, ab welcher Kinderzahl Gruppen zusammengelegt werden. Solange diese Grenze nicht auf dem Papier steht, entscheidet sie jeden Tag jemand anders.
Was gilt für Pausen und Ruhezeiten in der Kita?
In der Kita gelten dieselben Regeln wie in jedem anderen Betrieb: gesetzliche Mindestpausen abhängig von der Arbeitsdauer und eine Mindestruhezeit zwischen zwei Diensten. Die Einzelheiten stehen im Arbeitszeitgesetz. Der kritische Punkt ist nicht die Regel, sondern die Umsetzung – eine Pause geht nur, wenn jemand die Gruppe übernimmt. Plane Pausen deshalb immer paarweise.
Wie gehe ich mit Krankheitsausfällen um?
Leg eine feste Reihenfolge fest, bevor der erste Anruf kommt: Verfügungszeit streichen, Teilzeitkräfte fragen, Gruppen zusammenlegen, Springer anrufen, Eltern informieren. Eine schriftliche Reihenfolge spart morgens zehn Minuten und verhindert, dass immer dieselbe Person einspringt. Wer wie oft eingesprungen ist, solltest du mitschreiben.
Wie plane ich Schließtage und Brückentage?
Schließtage gehören vor die Urlaubsplanung, nicht danach – in der Regel gehen sie vom Urlaubsanspruch ab, und das muss das Team wissen, bevor es Wünsche abgibt. Leg Schließtage, Konzeptionstage und Fortbildungen im Herbst für das Folgejahr fest und gib sie den Eltern gemeinsam bekannt. Brückentage sind in der Kita selten frei planbar, weil der Betreuungsbedarf gerade dann besteht.
Reicht Excel für eine Kita mit drei Gruppen?
Es geht, wird aber mühsam. Ab etwa drei Gruppen liegt das Problem nicht mehr im Erstellen, sondern im Verteilen: Jede Änderung muss alle erreichen, sonst arbeiten Leute nach einem alten Ausdruck. Wenn du regelmäßig Versionen per Aushang oder Messenger nachschickst, ist der Punkt erreicht, an dem ein Plan mit Handy-Zugriff weniger Arbeit macht als die Tabelle.
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