Dienstplan online erstellen in 10 Minuten – ohne Excel

Leg dein Team an und schick jedem Mitarbeiter einen Einladungslink aufs Handy. Dann trägst du die Schichten mit Datum, Beginn, Ende und Position ein, zum Beispiel Frühdienst oder Service, und weist sie zu. Urlaub und freie Tage tragen die Mitarbeiter selbst ein, du siehst sie beim Planen. Danach findet jeder seinen Plan im Browser und muss nicht mehr im Gruppenchat nachfragen.

Ja. Alle Funktionen von DienstplanHeld sind kostenlos, für jede Teamgröße. Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse, keine Kreditkarte und keine Installation. Wer nur einmal ein Raster zum Ausdrucken braucht, nimmt die kostenlose Wochenplan-Vorlage als CSV, dafür ist nicht einmal eine Anmeldung nötig.

Eine feste gesetzliche Frist für alle gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Sonst regeln Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag die Vorlaufzeit. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Beginn und Ende der Arbeitszeit mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Stand: September 2026.

Excel reicht, solange das Team klein ist und sich selten etwas ändert. Schwierig wird es bei Tausch und Krankmeldungen: Jede Änderung muss jemand einpflegen und neu verschicken, und schnell sind mehrere Versionen im Umlauf. Eine Dienstplan-App zeigt jedem den aktuellen Stand auf dem Handy, bietet offene Schichten den Kollegen an und zählt die Stunden je Mitarbeiter mit.

DienstplanHeld ist für kleine ambulante Pflegedienste gebaut und kostenlos, für jede Teamgröße. Fällt morgens eine Pflegekraft aus, meldet sie sich mit einem Klick krank, die Schicht erscheint in der Tauschbörse, eine Kollegin übernimmt und die Pflegedienstleitung bestätigt. Abrechnung mit den Pflegekassen oder Tourenplanung auf der Karte bietet die App nicht.

Ja. Du legst die Schichten an und lässt das Feld Mitarbeiter offen. Dein Team sieht die offenen Schichten über den eigenen Zugang und trägt sich ein. In den Einstellungen wählst du, ob das direkt und verbindlich gilt, wer zuerst zugreift, hat die Schicht, oder ob du aus den Meldungen auswählst. Eintragen kann sich nur, wer die nötige Qualifikation hat, keinen Urlaub hat und nicht schon zur selben Zeit eingeteilt ist. Ab Werk ist die Funktion aus.

Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Ab mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Zwischen zwei Schichten müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Tarifverträge können davon abweichen. Stand: Oktober 2026.

Ein Raster zum Ausdrucken ja: Die Wochenplan-Vorlage gibt es als CSV-Datei ohne Anmeldung. Für den laufenden Plan mit Team legst du ein Konto mit E-Mail-Adresse und einem Passwort von mindestens 8 Zeichen an. Deine Mitarbeiter brauchen keine eigene E-Mail-Adresse, sie kommen über einen persönlichen Zugangslink herein, den du mit einer vierstelligen PIN absichern und jederzeit widerrufen kannst.

Die Grenze beträgt 2026 monatlich 603 Euro. Sie ergibt sich aus dem Mindestlohn von 13,90 Euro mal 130 geteilt durch 3, aufgerundet auf volle Euro (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Bei Mindestlohn sind das rund 43 Stunden im Monat. Trägst du bei einem Mitarbeiter die Anstellungsart Minijob und den Stundenlohn ein, rechnet das Arbeitszeitkonto den geplanten Verdienst gegen die Grenze hoch und zeigt die Reststunden.

Es gibt einen Planvorschlag: Ein Knopf verteilt die offenen Schichten der Woche auf passende Mitarbeiter. Berücksichtigt werden Abwesenheiten, Wochenwünsche, Qualifikation, Standort, Überschneidungen, elf Stunden Ruhezeit, höchstens zehn Stunden am Tag und die Minijob-Grenze. Zu jedem Vorschlag zeigt die App eine Begründung und Alternativen. Du entscheidest pro Schicht, erst dann wird übernommen. Schon vergebene Schichten ändert der Vorschlag nicht. Es ist eine Planungshilfe, geprüft und verantwortet wird der Plan vom Betrieb.

Ja. Schichten, Schichtarten und Mitarbeiter lassen sich einem Standort zuordnen, ein Umschalter wechselt zwischen den Standorten. Eine Leitung sieht nur ihre eigenen Standorte. Stunden, Minijob-Grenze und Ruhezeiten werden über alle Standorte zusammen gerechnet, damit eine Mitarbeiterin, die in zwei Häusern arbeitet, nicht doppelt geplant wird.

Beides geht. Den Wochenplan druckst du als Aushang oder speicherst ihn als PDF, A4 quer, ohne Krankmeldungen und ohne Löhne. Für den Kalender bekommt jeder Mitarbeiter einen persönlichen Link, der die eigenen Schichten im iPhone- oder Google-Kalender anzeigt. Chef und Leitung können mit ihrem Link den ganzen Betrieb abonnieren.