Dienstplan erstellen – kostenlose Vorlage, ohne Anmeldung

Die Vorlage: Wochenplan für bis zu zehn Leute

Die Vorlage hat zehn leere Zeilen – eine je Person – und für jeden Wochentag eine Spalte. In die Tagesspalten schreibst du das Kürzel der Schicht, nicht die Uhrzeit: F für Früh, S für Spät, N für Nacht, U für Urlaub, K für krank, X für frei. Das hält den Plan auf einer Seite lesbar, auch wenn jemand ihn am Schwarzen Brett von der Seite anschaut.

Drei Spalten stehen am Ende, und die sind der eigentliche Grund für die Tabelle: Stunden geplant, Stunden Soll und Differenz. Wer nur die Kürzel einträgt, merkt erst am Monatsende, dass eine Kraft dauerhaft über ihrer vertraglichen Zeit läuft und eine andere unter ihrer. Die dritte Spalte macht das schon am Montag sichtbar.

Die Spalte Qualifikation ist für Betriebe gedacht, in denen nicht jeder jede Schicht übernehmen darf – examinierte Pflegekraft, Ersthelfer, Thekenberechtigung, Kassenverantwortung. Wenn du die Spalte füllst, siehst du beim Umplanen sofort, wer für die Lücke überhaupt in Frage kommt.

Zum Ausdrucken: dasselbe Raster als leere Tabelle.

So füllst du die Vorlage aus

Trag zuerst ein, was feststeht und sich nicht verschieben lässt: Urlaub, bekannte Abwesenheiten, Termine mit Kundschaft, feste Öffnungs- oder Übergabezeiten. Was danach an Lücken übrig bleibt, ist die eigentliche Planungsaufgabe – und die ist meist kleiner, als sie vorher aussah.

Danach verteilst du die Schichten von der unbeliebtesten zur beliebtesten, nicht umgekehrt. Wochenende und Nacht zuerst: Diese Schichten sind der Grund, warum Pläne zurückkommen. Wenn sie gleichmäßig verteilt sind, hält der Rest des Plans meist ohne Diskussion.

Zum Schluss rechnest du die Zeilen einmal durch und vergleichst die geplanten Stunden mit dem Soll. In der Tabellenkalkulation reicht dafür eine Summe je Zeile; auf dem ausgedruckten Raster die Strichliste am Rand. Eine ausführliche Anleitung mit allen Schritten steht im Ratgeber Dienstplan erstellen.

Pausen, Ruhezeiten, Höchstarbeitszeit – was im Plan stimmen muss

Eine Vorlage rechnet nichts nach. Diese vier Regeln aus dem Arbeitszeitgesetz musst du beim Ausfüllen selbst im Kopf haben – sie sind der häufigste Grund, warum ein fertiger Plan wieder aufgemacht werden muss.

Die Ruhezeit ist die Regel, an der die meisten Pläne scheitern: Spätschicht bis 22 Uhr und am nächsten Morgen Frühschicht ab 6 Uhr sind acht Stunden Abstand – drei zu wenig. Im Raster fällt das nicht auf, weil die beiden Schichten in verschiedenen Spalten stehen. Geh den Plan deshalb einmal waagerecht durch, Zeile für Zeile, und schau dir jeden Übergang von einem Tag zum nächsten an.

Für einzelne Bereiche – unter anderem Krankenhäuser, Pflege und Gastronomie – lässt das Gesetz eine kürzere Ruhezeit zu, wenn sie an anderer Stelle ausgeglichen wird; in Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen können abweichende Regeln stehen. Steht bei dir ein Tarifvertrag über dem Plan, hat er Vorrang vor dieser Tabelle.

Wann eine Vorlage nicht mehr reicht

Für ein festes Team mit gleichbleibenden Schichten trägt die Vorlage lange. Sie hört an der Stelle auf zu tragen, an der sich etwas ändert: Ab dem Moment, in dem morgens jemand ausfällt, existiert der ausgedruckte Plan in so vielen Fassungen, wie Leute ihn abfotografiert haben. Wer die Änderung nicht mitbekommen hat, kommt zur alten Zeit – oder gar nicht.

Das ist kein Argument gegen Vorlagen, sondern eines gegen Papier und Tabellen als dauerhaften Weg, den Plan zu verteilen. Woran du die Grenze konkret merkst, steht im Ratgeber Schichtplan-Vorlage für Excel. Mit DienstplanHeld hat jede Person den Plan auf dem Handy, immer in der aktuellen Fassung, und ein Ausfall wird über die Tauschbörse gemeldet statt per Rundruf.