Dienstplan mit ChatGPT erstellen: Prompt, Grenzen und Alternative

ChatGPT schreibt dir in einer Minute den Entwurf für eine Woche. Ob der Plan auch zulässig ist, weiß es nicht. Hier steht, was du ihm mitgeben musst, was du danach nachrechnest und ab wann sich eine Dienstplan-App mehr lohnt als der Chat.

Was ChatGPT beim Dienstplan gut kann

Gut ist es dort, wo es um Verteilen und Formulieren geht. Es baut aus deinen Angaben eine Tabelle, verteilt Früh- und Spätdienste einigermaßen gleichmäßig, berücksichtigt Wünsche, die als Regel im Prompt stehen, und schreibt dir die Nachricht ans Team gleich mit. Auch Regeln zu formulieren fällt ihm leicht: Wer unsicher ist, wie man „höchstens drei Spätdienste in Folge“ oder „am Wochenende immer eine Person mit Schlüssel“ sauber ausdrückt, bekommt brauchbare Vorschläge.

Der Prompt zum Kopieren

Ersetze die Angaben in eckigen Klammern, den Rest lässt du stehen. Der Prompt funktioniert genauso in Claude und Gemini, die kostenlosen Zugänge reichen für ein Team von bis zu zehn Leuten. Nimm Kürzel statt Klarnamen und schreib „nicht verfügbar“ statt eines Grundes.

Du bist Dienstplaner. Erstelle einen Wochendienstplan als Tabelle.

Betrieb: [z. B. Café mit 6 Beschäftigten]
Woche: [Montag 02.03. bis Sonntag 08.03.]
Öffnungszeiten: [Mo-Fr 7-18 Uhr, Sa 8-14 Uhr, So geschlossen]
Schichten: [Früh 6:45-14:15, Spät 13:45-18:15]
Mindestbesetzung je Schicht: [2 Personen, davon 1 mit Kassenfreigabe]
Team (Kürzel, Wochenstunden, Qualifikation, Wünsche):
- [A1, 40 h, Kassenfreigabe, keine Frühschicht mittwochs]
- [B2, 30 h, Kassenfreigabe]
- [C3, 20 h, ohne Kassenfreigabe, nur ab 12 Uhr]
Nicht verfügbar: [B2 von Montag bis Mittwoch]

Regeln, die du einhalten musst:
1. Zwischen Dienstende und dem nächsten Dienstbeginn liegen mindestens 11 Stunden -
   auch über das Wochenende hinweg.
2. Kein Dienst länger als 8 Stunden Arbeitszeit. 10 Stunden nur, wenn ich es oben
   erlaubt habe; dann nenne den Tag, an dem ausgeglichen wird.
3. Ab mehr als 6 Stunden Dienst 30 Minuten Pause, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten.
   Pausen sind keine Arbeitszeit. Niemand arbeitet mehr als 6 Stunden ohne Pause.
4. Halte die Wochenstunden je Person ein, Abweichung höchstens 2 Stunden.
5. Beachte jede Nichtverfügbarkeit und jeden Wunsch. Geht ein Wunsch nicht, schreib
   es dazu statt ihn stillschweigend zu übergehen.
6. Erfinde keine Personen und keine Qualifikationen. Fehlt dir eine Angabe, frag
   nach, statt sie anzunehmen.

Gib drei Dinge aus:
a) Die Tabelle: Spalten Montag bis Sonntag, Zeilen die Kürzel, in den Zellen
   Schichtname mit Uhrzeit oder "frei".
b) Eine zweite Tabelle: je Person geplante Stunden, Soll, Differenz.
c) Eine Liste: jede Stelle, an der eine Regel nur knapp eingehalten ist, und jede
   Angabe, die dir gefehlt hat.

Rechne die Stunden nach und zeige die Zwischensummen.

Der Prompt trennt Bestand, Regeln und Ausgabeform. Wer alles in einen Satz packt („erstell mir einen Dienstplan für mein Café“), bekommt einen Plan für ein erfundenes Café. Fehlt eine der Angaben zu Öffnungszeiten, Schichten mit Uhrzeit, Mindestbesetzung samt Qualifikation, Wochenstunden oder Abwesenheiten, füllt das Modell die Lücke selbst, ohne es zu sagen. Soll der Plan nach Excel, ergänze die Zeile „Gib die Tabelle zusätzlich als CSV mit Semikolon als Trennzeichen aus“, kopiere den Block in eine leere Textdatei und speichere sie als .csv.

Zwei weitere Prompts: Entwurf prüfen lassen und Ausfall neu planen

Für die Prüfung gibst du den fertigen Entwurf zurück und lässt ihn gegen die Regeln rechnen. Das ersetzt deine eigene Stichprobe nicht, findet aber die groben Fehler.

Prüfe den folgenden Dienstplan Zeile für Zeile. Liste jede Verletzung auf, mit Person,
Tag und Rechnung:
- weniger als 11 Stunden zwischen Dienstende und nächstem Dienstbeginn
- Dienst über 8 Stunden Arbeitszeit ohne ausdrücklich erlaubte Verlängerung
- fehlende Pause (30 Minuten ab mehr als 6 Stunden, 45 Minuten ab mehr als 9 Stunden)
- Mindestbesetzung unterschritten
Antworte "keine Verletzung gefunden" nur, wenn du jede Person und jede Nahtstelle
einzeln gerechnet hast. Hier ist der Plan:
[Tabelle einfügen]

Wenn jemand ausfällt, braucht das Modell den ganzen Zusammenhang, nicht nur den Ausfall:

Im folgenden Plan fällt [B2] am [Dienstag] aus (Früh 6:45-14:15). Schlage vor, wer
einspringt. Berücksichtige für jede Kandidatin den Dienst am Vortag und am Folgetag,
die 11 Stunden Ruhezeit und die Höchstdauer. Nenne für jede Kandidatin die Rechnung
und sag klar, wer ausscheidet. Letzter Dienst der Vorwoche: [A1 Spät bis 22:00].
Plan: [Tabelle einfügen]

Wo ChatGPT scheitert

Ruhezeit und Höchstarbeitszeit

Das Modell schreibt die Regel richtig hin und bricht sie trotzdem, vor allem an der Naht zwischen zwei Tagen. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG müssen nach Beendigung der täglichen Arbeitszeit mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen. Endet ein Spätdienst um 22 Uhr, darf der nächste Dienst frühestens um 9 Uhr beginnen. Die tägliche Arbeitszeit beträgt nach § 3 ArbZG grundsätzlich acht Stunden und lässt sich auf zehn verlängern, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden. Pausen regelt § 4 ArbZG: 30 Minuten bei mehr als sechs bis neun Stunden, 45 Minuten bei mehr als neun Stunden. Alle Grenzen im Zusammenhang stehen unter Arbeitszeitgesetz: Ruhezeiten und Pausen. Tarifvertrag und Betriebsvereinbarung können davon abweichen, das weiß ChatGPT nur, wenn du es schreibst.

Urlaub, Krankheit und Tausch

Der Chat kennt nur, was du hineinschreibst. Meldet sich am Dienstagmorgen jemand krank, tippst du den Bestand neu ein und lässt den Plan neu rechnen. Der letzte Dienst der Vorwoche fehlt dabei gern, und genau der entscheidet über die Ruhezeit am Montag. Ein Tausch zwischen zwei Kolleginnen ist für ChatGPT ein neuer Plan, nicht eine Änderung.

Datenschutz bei Mitarbeiterdaten

Namen, Wochenstunden und Verfügbarkeiten sind personenbezogene Daten von Beschäftigten, Angaben zur Krankheit sind Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 DSGVO. Für den Entwurf brauchst du beides nicht. Arbeite mit Kürzeln wie A1 und B2, schreib „nicht verfügbar“ statt eines Grundes und behalte die Zuordnung bei dir. Welche Einstellungen dein ChatGPT-Konto zur Speicherung von Chats hat, siehst du in den Datenschutzeinstellungen des Anbieters; ob ein Einsatz im Betrieb zulässig ist, klärst du mit dem Datenschutzbeauftragten oder dem Betriebsrat.

Minijob-Grenze

Beschäftigte auf Minijob-Basis dürfen 2026 im Monat höchstens 603 Euro verdienen, bei 13,90 Euro Mindestlohn sind das rund 43 Stunden. Für 2027 ist die Grenze auf 633 Euro festgelegt. ChatGPT rechnet gern mit Zahlen aus seinen Trainingsdaten, und die sind für 2026 häufig veraltet. Nenne Grenze und Stundenlohn im Prompt und rechne die Monatssumme nach. Mehr dazu unter Minijob-Stunden planen.

Der Plan bleibt im Chat

Ein Chatverlauf ist kein Dienstplan, den das Team auf dem Handy aufruft. Du kopierst die Tabelle nach Excel oder in ein Dokument, schickst sie herum und machst das nach jeder Änderung wieder. Wer ein Raster zum Ausdrucken sucht, findet die kostenlose Wochenplan-Vorlage als CSV.

Schichtplan-Checkliste: fünf Rechnungen am Entwurf

Diese Prüfung dauert wenige Minuten. Die Grenzwerte stehen im Arbeitszeitgesetz; Abweichungen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor.

Dazu drei Punkte, die in keiner Tabelle stehen: Der letzte Dienst der Vorwoche ist berücksichtigt, die Mindestbesetzung ist in jeder Schicht erreicht (auch bei Teilzeitkräften), und Urlaub, Schule und feste Termine stehen im Plan.

Zwei Sonderfälle kennt das Modell von sich aus nicht. In Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen, in Gaststätten und Beherbergung, in Verkehrsbetrieben, beim Rundfunk sowie in Landwirtschaft und Tierhaltung darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Ein Tarifvertrag kann die Ruhezeit um bis zu zwei Stunden kürzen (§ 7 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG). Beides gehört in den Prompt, sonst plant das Modell strenger oder lockerer, als bei dir erlaubt ist.

Für Kitas kommt die Verfügungszeit als eigene Zeile hinzu, ein Beispiel steht unter Dienstplan für die Kita.

Wann ein Werkzeug wie DienstplanHeld sinnvoller ist

Ab der zweiten oder dritten Woche kippt die Rechnung, weil du jedes Mal denselben Bestand neu eintippst. Eine Dienstplan-App speichert Team, Stunden und Abwesenheiten einmal. DienstplanHeld bietet dafür:

• Schichtplan mit Wochen- und Monatsansicht, den das Team auf dem Handy sieht, und einen Druck-Aushang.
• Warnungen beim Planen bei zu kurzer Ruhezeit, zu langen Diensten und fehlender Pause sowie bei Minijobs eine Warnung zur Verdienstgrenze.
• Krankmeldung mit Tauschbörse: Eine ausgefallene Schicht wird als offenes Angebot angezeigt, Kolleginnen und Kollegen übernehmen sie per Klick, die Leitung bestätigt.
• „Plan vorschlagen“: Der Knopf verteilt bestehende offene Schichten auf passende Beschäftigte. Er arbeitet nach festen Regeln (Abwesenheit, Qualifikation, Ruhezeit, Tagesgrenze) und nicht mit einem Sprachmodell, und du bestätigst jeden Vorschlag, bevor er gilt.
• Wochenmuster, in denen Beschäftigte eintragen, wann sie gern, nur zur Not oder nicht können, und ein Kalender-Abo für den eigenen Plan.

Alle Funktionen sind derzeit kostenlos. Die Anmeldung braucht keine E-Mail-Adresse der Beschäftigten, sie bekommen einen persönlichen Zugangslink. Wie ein Plan Schritt für Schritt entsteht, zeigt die Anleitung zum Dienstplan erstellen; Excel als Zwischenlösung beschreibt Schichtplan-Vorlage in Excel.

Häufige Fragen

Stand: November 2026. Quelle: Arbeitszeitgesetz, § 3, § 4, § 5, § 7, § 9, § 11; DSGVO, Art. 9.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Die Verantwortung für den Plan bleibt beim Betrieb.

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