Dienstplan für Wohngruppe und Jugendhilfe erstellen

In einer Wohngruppe läuft der Betrieb rund um die Uhr. Die Besetzung ist durch Betriebserlaubnis und Entgeltvereinbarung vorgegeben, nachts ist jemand wach oder in Bereitschaft, und morgens muss trotzdem die Gruppe zur Schule. Ein Dienstplan für die Betreuung hält dafür mehr bereit als Namen in Zellen.

Was eine Wohngruppe von anderen Schichtbetrieben unterscheidet

Eine Gastronomie schließt abends, eine Wohngruppe nie. Die Kinder und Jugendlichen leben dort, Wochenenden, Feiertage und Schulferien sind Regelbetrieb. Drei Dinge prägen den Plan.

Erstens die vorgegebene Besetzung. Die Betriebserlaubnis nach § 45 SGB VIII und die Vereinbarungen mit dem Jugendamt legen fest, wie viele Fachkräfte in welcher Zeit anwesend sein müssen. Die Zahl unterscheidet sich je nach Träger, Gruppenform und Bundesland. Frage bei der Leitung oder dem Landesjugendamt nach, statt dich auf einen Richtwert aus dem Netz zu verlassen.

Zweitens der Wechsel von Anwesenheit und Bereitschaft. Nachts schlafen die Kinder, trotzdem muss ein Erwachsener im Haus sein. Ob er wach arbeitet oder in Bereitschaft liegt, entscheidet über Arbeitszeit und Vergütung.

Drittens die Arbeit neben der Gruppe: Teamsitzung, Dokumentation, Hilfeplangespräche und Elterntermine. Wie bei der Verfügungszeit in der Kita gehört das als eigene Zeile in den Plan, sonst fehlt die Zeit in der Gruppe oder sie wird unbezahlt nachgeholt.

Dienstformen und was das Arbeitszeitgesetz dazu sagt

Bei der Bereitschaftsplanung stolpern viele über die Tageslänge. Ein Spätdienst von 14 bis 22 Uhr und danach Nachtbereitschaft bis 6 Uhr ergibt 16 Stunden Arbeitszeit. Das Gesetz erlaubt nach § 3 ArbZG grundsätzlich acht, mit Ausgleich zehn Stunden. Eine Verlängerung darüber hinaus ist nach § 7 Abs. 1 Nr. 1 ArbZG nur durch Tarifvertrag oder eine Betriebs- bzw. Dienstvereinbarung auf Grund eines Tarifvertrags möglich, wenn regelmäßig und in erheblichem Umfang Bereitschaftsdienst anfällt; kirchliche Arbeitsrechtsregelungen stehen dem nach § 7 Abs. 4 ArbZG gleich. Prüfe also, was für deinen Träger gilt, bevor du solche Kombinationen einplanst.

Rechenbeispiel: Wer darf nach der Nacht wieder in den Spätdienst?

Eine Betreuerin hat Nachtdienst von 22:00 bis 6:30 Uhr. Nach § 5 Abs. 1 ArbZG müssen danach mindestens elf Stunden ununterbrochene Ruhezeit liegen.

Für Einrichtungen zur Betreuung von Personen lässt § 5 Abs. 2 ArbZG zu, die Ruhezeit um bis zu eine Stunde zu kürzen, wenn jede Kürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird. Für Kürzungen durch Einsätze in der Rufbereitschaft gilt § 5 Abs. 3 ArbZG: Sie dürfen nicht mehr als die Hälfte der Ruhezeit betragen und müssen zu anderen Zeiten ausgeglichen werden. Welche dieser Möglichkeiten dein Träger nutzt, sollte schriftlich geregelt sein.

Regeln, die in jeden Wohngruppenplan gehören

• Mindestbesetzung je Zeitblock. Früh, Spät und Nacht haben oft unterschiedliche Zahlen, am Wochenende meist weniger als in der Schulwoche.
• Fachkraft in jeder Schicht. Eine Hilfskraft darf die Zahl auffüllen, ersetzt aber keine Fachkraft, wo deine Vereinbarung eine verlangt.
• Sonn- und Feiertage fair verteilen. Nach § 11 Abs. 1 ArbZG müssen mindestens 15 Sonntage im Jahr beschäftigungsfrei bleiben. Wer an einem Sonntag arbeitet, bekommt innerhalb von zwei Wochen einen Ersatzruhetag, bei einem Feiertag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG).
• Gleiche Dienste im Wechsel. Wochenenden, Nächte und Feiertage rotieren, damit sie nicht an denselben zwei Personen hängen.
• Springer benennen. Wer bei Ausfall zuerst gefragt wird, steht im Plan und hat in der Woche davor nicht schon Nachtdienst.

Wenn in der Gruppe jemand ausfällt

Ein Ausfall trifft die Wohngruppe härter als einen Laden, weil die Kinder nicht warten können. Rechne zuerst, wer rechtlich einspringen darf, frage dann alle Passenden gleichzeitig und kläre die Fachkraftfrage. Das Vorgehen in fünf Schritten steht unter Krankmeldung: schnell Vertretung finden, die Regeln für den Tausch unter Schichttausch: Regeln und Ablauf.

Was DienstplanHeld für die Jugendhilfe kann und was nicht

DienstplanHeld ist ein Dienstplan für kleine Teams, kein Spezialprogramm für die Jugendhilfe. Es deckt aber die Planung ab, um die es hier geht:

• Schichtarten mit Mindestbesetzung und Fachkraft, dazu eine Ampel, die zeigt, wo die Besetzung nicht reicht.
• Warnungen beim Planen bei zu kurzer Ruhezeit, zu langem Dienst und fehlender Pause. Nachtdienste über Mitternacht sind möglich.
• Feiertage je Bundesland und ein Druck-Aushang für das Dienstzimmer.
• Krankmeldung mit Tauschbörse: Die Schicht wird offen angezeigt, Kolleginnen und Kollegen mit passender Qualifikation übernehmen per Klick, die Leitung bestätigt.

Eine Grenze gibt es: Bereitschaftsdienst und Rufbereitschaft kennt die App nicht als eigene Arbeitszeitform. Jede Schicht zählt im Arbeitszeitkonto voll. Wer Bereitschaft nach Tarif nur teilweise bewertet, rechnet das außerhalb. Der „Plan vorschlagen“-Knopf verteilt offene Schichten nach festen Regeln und nicht mit einem Sprachmodell; du bestätigst jeden Vorschlag. Alle Funktionen sind derzeit kostenlos.

Häufige Fragen

Stand: November 2026. Quellen: Arbeitszeitgesetz, § 3, § 4, § 5, § 7, § 11; § 45 SGB VIII.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Arbeitszeitregeln für Bereitschaft und Nachtdienst hängen von Tarifvertrag oder kirchlicher Regelung ab. Die Verantwortung für den Plan bleibt beim Träger.