Wenn morgens jemand ausfällt, ist die Schicht in 2 Minuten wieder besetzt. DienstplanHeld ist für Pflegedienste, Gastro und Einzelhandel mit 5 bis 30 Leuten: Plan anlegen, aufs Handy schicken, Krankmeldungen über die Tauschbörse auffangen. Alle Funktionen sind kostenlos.
Alle Funktionen kostenlos · keine Kreditkarte
Hol dein Team per Link aufs Handy, jeder bekommt einen eigenen Zugang.
Weise Schichten zu und sieh dabei, wer an welchem Tag frei hat.
Meldet sich jemand krank, übernimmt ein Kollege die Schicht und die Leitung bestätigt nur noch.
Jeder Mitarbeiter sieht seinen Wochenplan im Browser, auf dem Smartphone wie am Rechner.
Schichten mit Beginn, Ende, Pause und Position anlegen und zuweisen.
Wer krank ist, gibt die Schicht mit einem Klick frei. Kollegen übernehmen, die Leitung bestätigt.
Geplante und erfasste Stunden je Mitarbeiter und Monat, gegen das Soll gerechnet.
Urlaub und freie Tage trägt jeder selbst ein. Kollidiert eine Schicht damit, siehst du es im Plan.
Jeder bekommt ein eigenes Konto, Plan und Team bleiben in der Hand der Leitung.
Zu groß für Excel & WhatsApp, zu klein für teure Enterprise-Software.
Touren sicher besetzen, Ausfälle ohne Versorgungslücke auffangen, Qualifikationen berücksichtigen.
Früh-, Mittel- und Spätschichten planen, kurzfristige Ausfälle im Service schnell ersetzen.
Öffnungszeiten abdecken, Aushilfen einbinden, Stundenkonten pro Mitarbeiter im Blick behalten.
Beim Zuweisen rechnet die App jede Schicht gegen Grenzen aus dem Arbeitszeitgesetz. Das sind Warnungen am Plan, keine Sperren: Du kannst die Schicht trotzdem speichern, etwa wenn ein Tarifvertrag etwas anderes regelt. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
| Situation im Plan | Was die App meldet | Grundlage |
|---|---|---|
| Frühdienst 06:00 bis 12:00 und Spätdienst 17:00 bis 23:00 am selben Tag | Zusammen 12 Std. Arbeitszeit an diesem Tag. Gemeldet wird ab mehr als 10 Std. | § 3 ArbZG: 8 Std. werktäglich, auf bis zu 10 Std. verlängerbar bei Durchschnitt von 8 Std. in sechs Monaten oder 24 Wochen |
| Schicht 07:00 bis 17:00 mit 30 Min. Pause | Nur 30 Min. Pause bei 9,5 Std. Arbeitszeit, mindestens 45 Min. nötig | § 4 ArbZG: 30 Min. bei mehr als 6 bis 9 Std., 45 Min. bei mehr als 9 Std. |
| Spätschicht bis 22:30, am Folgetag Frühschicht ab 06:00 | Nur 7,5 Std. Ruhezeit zur vorigen Schicht, 11 Std. nötig | § 5 Abs. 1 ArbZG: mindestens 11 Std. Ruhezeit. In Gaststätten und Pflegeeinrichtungen um bis zu 1 Std. kürzbar, wenn sie binnen eines Monats oder 4 Wochen auf 12 Std. ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2) |
| Sonntagsschicht, danach 14 Tage ohne freien Tag | Sonntagsarbeit ohne Ersatzruhetag in den zwei Wochen danach | § 11 Abs. 3 ArbZG: Ersatzruhetag innerhalb von zwei Wochen |
| Dieselbe Person zweimal zur selben Zeit eingeteilt | Überschneidet sich mit einer anderen Schicht dieses Mitarbeiters | Planungsfehler, keine Rechtsnorm |
| Minijobber mit 13,90 Euro Stundenlohn | Arbeitszeitkonto rechnet den Verdienst gegen die Grenze von 603 Euro hoch, bei vollem Monat rund 43 Std. | § 8 Abs. 1a SGB IV: Mindestlohn mal 130 durch 3, aufgerundet (2026: 13,90 Euro ergibt 602,33 Euro, aufgerundet 603 Euro). Setzt Anstellungsart Minijob und Stundenlohn voraus |
Die Hintergründe zu Höchstarbeitszeit, Pausen und Ruhezeit stehen im Ratgeber Arbeitszeitgesetz: Ruhezeiten und Pausen. Wie du Minijobber im Plan hältst, erklärt Minijob-Stunden planen. Feiertage prüft die App nicht, dafür fehlt das Bundesland des Betriebs. Ob ein Ruhezeit-Ausgleich nach § 5 Abs. 2 ArbZG zusammenpasst, rechnet sie ebenfalls nicht nach.
Nimm die Wochenplan-Vorlage als CSV-Datei, dafür brauchst du keine Anmeldung. Sie lässt sich in Excel oder LibreOffice öffnen.
Lege ein Konto mit E-Mail-Adresse und Passwort an, das ist kostenlos. Die Bestätigungsmail kommt, die App läuft aber schon vorher. Danach lädst du jeden Mitarbeiter per Link ein.
Auch das ist kostenlos. Alle Funktionen stehen für jede Teamgröße offen.
Sie nutzen einen persönlichen Zugangslink, optional mit vierstelliger PIN. Ein Mitarbeiterkonto sieht nur die eigenen Schichten und die Namen der Kollegen, keine Löhne.
Die Person meldet sich in der App krank und gibt die Schicht frei. Sie erscheint in der Tauschbörse, ein Kollege übernimmt, du bestätigst.
Hinterlege Anstellungsart und Stundenlohn. Das Arbeitszeitkonto zeigt dann den hochgerechneten Verdienst und die Reststunden bis zur Grenze.
Die Vorlage liegt unter Dienstplan erstellen: kostenlose Wochenplan-Vorlage, eine Anleitung für den ersten Plan steht im Ratgeber Dienstplan erstellen für kleine Teams. Für deine Branche gibt es eigene Ratgeber zu Pflegedienst, Gastronomie und Einzelhandel.
Angenommene Zahlen: 20 Stunden Soll pro Woche, an jedem Tag 30 Minuten Pause.
| Tag | Schicht | Pause | Arbeitszeit |
|---|---|---|---|
| Montag | 08:00 bis 13:30 | 30 Min. | 5 Std. |
| Mittwoch | 08:00 bis 13:30 | 30 Min. | 5 Std. |
| Freitag | 08:00 bis 13:30 | 30 Min. | 5 Std. |
| Samstag | 08:00 bis 14:30 | 30 Min. | 6 Std. |
| Summe gegen 20 Stunden Soll | 21 Std., +1 Std. | ||
Die Pause zählt nicht zur Arbeitszeit (§ 2 Abs. 1 ArbZG), deshalb steht bei der Samstagsschicht von 6,5 Stunden auf dem Papier nur 6 Stunden im Konto. Das Arbeitszeitkonto rechnet je Monat und trägt diese Woche mit 21 Stunden bei, eine mehr als das Wochensoll. Fällt eine der Schichten aus, gibt die Mitarbeiterin sie in der Tauschbörse frei, so wie es der Ratgeber Krankmeldung: schnell Vertretung finden beschreibt. Welche Regeln für den Tausch selbst gelten, steht unter Schichttausch: Regeln und Ablauf.
Leg dein Team an und schick jedem Mitarbeiter einen Einladungslink aufs Handy. Dann trägst du die Schichten mit Datum, Beginn, Ende und Position ein, zum Beispiel Frühdienst oder Service, und weist sie zu. Urlaub und freie Tage tragen die Mitarbeiter selbst ein, du siehst sie beim Planen. Danach findet jeder seinen Plan im Browser und muss nicht mehr im Gruppenchat nachfragen.
Ja. Alle Funktionen von DienstplanHeld sind kostenlos, für jede Teamgröße. Du brauchst nur eine E-Mail-Adresse, keine Kreditkarte und keine Installation. Wer nur einmal ein Raster zum Ausdrucken braucht, nimmt die kostenlose Wochenplan-Vorlage als CSV, dafür ist nicht einmal eine Anmeldung nötig.
Eine feste gesetzliche Frist für alle gibt es nicht. Bei Arbeit auf Abruf muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit mindestens vier Tage im Voraus mitteilen (§ 12 Abs. 3 TzBfG). Sonst regeln Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder Arbeitsvertrag die Vorlaufzeit. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Beginn und Ende der Arbeitszeit mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 2 BetrVG). Stand: September 2026.
Excel reicht, solange das Team klein ist und sich selten etwas ändert. Schwierig wird es bei Tausch und Krankmeldungen: Jede Änderung muss jemand einpflegen und neu verschicken, und schnell sind mehrere Versionen im Umlauf. Eine Dienstplan-App zeigt jedem den aktuellen Stand auf dem Handy, bietet offene Schichten den Kollegen an und zählt die Stunden je Mitarbeiter mit.
DienstplanHeld ist für kleine ambulante Pflegedienste gebaut und kostenlos, für jede Teamgröße. Fällt morgens eine Pflegekraft aus, meldet sie sich mit einem Klick krank, die Schicht erscheint in der Tauschbörse, eine Kollegin übernimmt und die Pflegedienstleitung bestätigt. Abrechnung mit den Pflegekassen oder Tourenplanung auf der Karte bietet die App nicht.
Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten. Sie kann auf bis zu zehn Stunden verlängert werden, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden nicht überschritten werden (§ 3 ArbZG). Ab mehr als sechs bis zu neun Stunden Arbeitszeit sind mindestens 30 Minuten Pause vorgeschrieben, ab mehr als neun Stunden 45 Minuten (§ 4 ArbZG). Zwischen zwei Schichten müssen mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Tarifverträge können davon abweichen. Stand: Oktober 2026.
Ein Raster zum Ausdrucken ja: Die Wochenplan-Vorlage gibt es als CSV-Datei ohne Anmeldung. Für den laufenden Plan mit Team legst du ein Konto mit E-Mail-Adresse und einem Passwort von mindestens 8 Zeichen an. Deine Mitarbeiter brauchen keine eigene E-Mail-Adresse, sie kommen über einen persönlichen Zugangslink herein, den du mit einer vierstelligen PIN absichern und jederzeit widerrufen kannst.
Die Grenze beträgt 2026 monatlich 603 Euro. Sie ergibt sich aus dem Mindestlohn von 13,90 Euro mal 130 geteilt durch 3, aufgerundet auf volle Euro (§ 8 Abs. 1a SGB IV). Bei Mindestlohn sind das rund 43 Stunden im Monat. Trägst du bei einem Mitarbeiter die Anstellungsart Minijob und den Stundenlohn ein, rechnet das Arbeitszeitkonto den geplanten Verdienst gegen die Grenze hoch und zeigt die Reststunden.
Zuschläge oder Überstunden einmal nachrechnen: Schichtzuschlag-Rechner und Überstunden-Rechner auf moersbergerit.de. Den Plan jede Woche führen: dafür ist DienstplanHeld da.