Dienstplan mit KI erstellen: der Prompt zum Kopieren – und was du danach nachrechnest
Ein Sprachmodell kann einen Wochenplan in einer Minute entwerfen. Es scheitert nicht am Verteilen der Schichten, sondern am Nachrechnen: Ruhezeiten über den Wochenwechsel, Pausen bei langen Diensten, die Summe der Wochenstunden. Darum besteht diese Seite aus zwei Teilen – einem Prompt, der dem Modell alles mitgibt, was es braucht, und fünf Rechnungen, die du am Ergebnis selbst machst.
Der Prompt zum Kopieren
Ersetze die Angaben in eckigen Klammern, den Rest lässt du stehen. Der Prompt funktioniert in ChatGPT, Claude und Gemini; die kostenlosen Zugänge reichen für ein Team von bis zu zehn Leuten. Nimm Kürzel statt Klarnamen – Beschäftigtendaten gehören nicht in einen fremden Chat, Angaben zu Krankheit erst recht nicht. Schreib „nicht verfügbar“ statt eines Grundes.
Du bist Dienstplaner. Erstelle einen Wochendienstplan als Tabelle.
Betrieb: [z. B. Café mit 6 Beschäftigten]
Woche: [Montag 02.03. bis Sonntag 08.03.]
Öffnungszeiten: [Mo-Fr 7-18 Uhr, Sa 8-14 Uhr, So geschlossen]
Schichten: [Früh 6:45-14:15, Spät 13:45-18:15]
Mindestbesetzung je Schicht: [2 Personen, davon 1 mit Kassenfreigabe]
Team (Kürzel, Wochenstunden, Qualifikation, Wünsche):
- [A1, 40 h, Kassenfreigabe, keine Frühschicht mittwochs]
- [B2, 30 h, Kassenfreigabe]
- [C3, 20 h, ohne Kassenfreigabe, nur ab 12 Uhr]
Nicht verfügbar: [B2 von Montag bis Mittwoch]
Regeln, die du einhalten musst:
1. Zwischen Dienstende und dem nächsten Dienstbeginn liegen mindestens 11 Stunden -
auch über das Wochenende hinweg.
2. Kein Dienst länger als 8 Stunden Arbeitszeit. 10 Stunden nur, wenn ich es oben
erlaubt habe; dann nenne den Tag, an dem ausgeglichen wird.
3. Ab mehr als 6 Stunden Dienst 30 Minuten Pause, ab mehr als 9 Stunden 45 Minuten.
Pausen sind keine Arbeitszeit. Niemand arbeitet mehr als 6 Stunden ohne Pause.
4. Halte die Wochenstunden je Person ein, Abweichung höchstens 2 Stunden.
5. Beachte jede Nichtverfügbarkeit und jeden Wunsch. Geht ein Wunsch nicht, schreib
es dazu statt ihn stillschweigend zu übergehen.
6. Erfinde keine Personen und keine Qualifikationen. Fehlt dir eine Angabe, frag
nach, statt sie anzunehmen.
Gib drei Dinge aus:
a) Die Tabelle: Spalten Montag bis Sonntag, Zeilen die Kürzel, in den Zellen
Schichtname mit Uhrzeit oder "frei".
b) Eine zweite Tabelle: je Person geplante Stunden, Soll, Differenz.
c) Eine Liste: jede Stelle, an der eine Regel nur knapp eingehalten ist, und jede
Angabe, die dir gefehlt hat.
Rechne die Stunden nach und zeige die Zwischensummen.Der Prompt ist absichtlich in drei Teile getrennt: Bestand, Regeln, Ausgabeform. Wer alles in einen Satz packt („erstell mir einen Dienstplan für mein Café“), bekommt einen Plan für ein erfundenes Café.
Welche Angaben der Prompt braucht
Fehlt eine dieser fünf Angaben, füllt das Modell die Lücke selbst – und zwar ohne es zu sagen:
- Öffnungs- oder Betriebszeiten je Wochentag. Sonst plant es sieben gleiche Tage.
- Schichten mit Anfang und Ende. „Früh“ und „Spät“ ohne Uhrzeit sind für die Ruhezeit-Rechnung wertlos.
- Mindestbesetzung je Schicht, samt Qualifikation. Wer den Schlüssel, die Kasse oder die Pflegefachkraft braucht, schreibt das hier hin.
- Wochenstunden je Person. Ohne Soll gibt es keine Differenz – und die Differenz ist die Spalte, die du am Ende prüfst.
- Nichtverfügbarkeiten der Woche. Urlaub, Schule, feste Termine. Ein Grund gehört nicht dazu.
Was die KI kann und was nicht
Verlässlich ist ein Sprachmodell beim Verteilen und beim Formulieren: Es baut die Tabelle, verteilt Schichten gleichmäßig, hält Wünsche ein, die als Regel dastehen, und schreibt dir auf Wunsch die Nachricht ans Team dazu. Es ist schnell, und es ist beim ersten Entwurf einer neuen Woche wirklich eine Hilfe.
Unzuverlässig ist es beim Rechnen. Drei Fehler kommen immer wieder vor. Erstens die Naht zwischen zwei Tagen: Spätdienst bis 18:15, Frühdienst am nächsten Morgen um 6:45 – das sind 12,5 Stunden und geht, bei Spätdienst bis 22 Uhr geht es nicht mehr, und genau dort schreibt das Modell die Regel korrekt hin und bricht sie trotzdem. Zweitens die Summen: Die zweite Tabelle sieht richtig aus, die Stunden sind aber addiert, nicht gerechnet. Drittens der Wochenwechsel, weil das Modell den letzten Dienst der Vorwoche nicht kennt, wenn du ihn nicht nennst.
Prüfliste: fünf Rechnungen am KI-Entwurf
Diese fünf Rechnungen dauern zusammen wenige Minuten. Die Grenzwerte stehen im Arbeitszeitgesetz; Abweichungen durch Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung gehen vor.
| Prüfen | Grenzwert | Fundstelle |
|---|---|---|
| Ruhezeit an jeder Naht: Dienstende + 11 Stunden ≤ nächster Dienstbeginn | mindestens 11 Stunden ununterbrochen | § 5 Abs. 1 ArbZG |
| Länge jedes Dienstes ohne Pause | 8 Stunden werktäglich; bis 10 Stunden nur, wenn im Durchschnitt von 6 Kalendermonaten oder 24 Wochen 8 Stunden werktäglich nicht überschritten werden | § 3 ArbZG |
| Pause bei jedem langen Dienst | 30 Minuten bei mehr als 6 bis 9 Stunden, 45 Minuten bei mehr als 9 Stunden; Teilstücke von mindestens 15 Minuten; nie mehr als 6 Stunden hintereinander ohne Pause | § 4 ArbZG |
| Wochenstunden je Person gegen das Soll | nach Arbeitsvertrag | Vertrag, nicht Gesetz |
| Sonn- und Feiertage | Beschäftigungsverbot von 0 bis 24 Uhr, soweit keine Ausnahme greift; mindestens 15 Sonntage im Jahr bleiben beschäftigungsfrei | § 9 Abs. 1, § 11 Abs. 1 ArbZG |
Zwei Sonderfälle, die das Modell von sich aus nicht kennt: In Krankenhäusern und anderen Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen, in Gaststätten und Beherbergung, in Verkehrsbetrieben, beim Rundfunk sowie in Landwirtschaft und Tierhaltung darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden – aber nur, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Und ein Tarifvertrag kann die Ruhezeit um bis zu zwei Stunden kürzen (§ 7 Abs. 1 Nr. 3 ArbZG). Beides schreibst du in den Prompt, sonst plant das Modell strenger oder lockerer als bei dir erlaubt ist.
Die Grenzen im Einzelnen, mit Nachtarbeit und der Übersichtstabelle, stehen in unserem Beitrag zu Ruhezeiten und Grenzen bei der Dienstplanung.
Vom KI-Entwurf in die Tabelle
Der Plan im Chatfenster hilft dem Team nicht. Zwei Wege heraus: Entweder du lässt den Entwurf gleich als CSV mit Semikolon ausgeben („Gib die Tabelle zusätzlich als CSV mit Semikolon als Trennzeichen aus“) und öffnest das in Excel oder LibreOffice – oder du überträgst ihn in unsere kostenlose Wochenplan-Vorlage, die ohne Anmeldung als CSV bereitsteht und schon die Zeilen für Pausen und Wochenstunden mitbringt. Der zweite Weg ist der langsamere und der, bei dem du die Fehler findest.
Wann ein KI-Entwurf nicht mehr reicht
Für eine einzelne Woche ist der Prompt die schnellste Lösung. Ab der dritten Woche kippt die Rechnung, weil du jedes Mal denselben Bestand neu eintippst: Team, Stunden, Qualifikationen, Abwesenheiten. Das Modell behält nichts, es kennt den letzten Dienst der Vorwoche nicht und merkt sich keinen Schichttausch. Wer wöchentlich plant, braucht keinen besseren Prompt, sondern einen Plan, der stehen bleibt und den das Team auf dem Handy sieht.
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Jetzt kostenlos starten →Häufige Fragen
Kann ChatGPT einen Dienstplan erstellen?
Ja, als Entwurf. Ein Sprachmodell verteilt Schichten auf dein Team und hält Vorgaben ein, die als Regel im Prompt stehen. Was es nicht verlässlich tut, ist rechnen: Stundensummen und Ruhezeiten über den Tageswechsel stimmen häufig nicht. Nimm das Ergebnis als Rohfassung und mach die fünf Prüfrechnungen von dieser Seite.
Welcher Prompt funktioniert für einen Dienstplan?
Einer, der Bestand, Regeln und Ausgabeform trennt. Zuerst Betrieb, Zeiten, Schichten, Team mit Wochenstunden und Abwesenheiten; dann die Regeln als numerierte Liste; zum Schluss, wie das Ergebnis aussehen soll. Der Prompt auf dieser Seite ist so aufgebaut – du ersetzt nur die Angaben in eckigen Klammern.
Geht das kostenlos?
Ja. Die kostenlosen Zugänge von ChatGPT, Claude und Gemini reichen für einen Wochenplan mit bis zu zehn Leuten. Teuer ist nicht der Entwurf, sondern die Nacharbeit: Bestand neu eintippen, Summen nachrechnen, Änderungen weitergeben – jede Woche neu.
Hält die KI die Ruhezeit von 11 Stunden ein?
Nicht zuverlässig. Sie schreibt die Regel korrekt hin und bricht sie an der Naht zwischen zwei Tagen, besonders am Wochenende. Prüf jede Naht mit einer Rechnung: Dienstende plus 11 Stunden muss kleiner oder gleich dem nächsten Dienstbeginn sein (§ 5 Abs. 1 ArbZG). Bei sechs Leuten sind das rund zwanzig Rechnungen und kostet fünf Minuten.
Darf ich Namen und Krankmeldungen in ein KI-Tool eingeben?
Beschäftigtendaten gehören nicht in einen fremden Chat, Angaben zur Gesundheit erst recht nicht. Arbeite mit Kürzeln wie A1 und B2 und schreib „nicht verfügbar“ statt eines Grundes – für den Plan reicht das vollkommen, und die Zuordnung der Kürzel behältst du bei dir. Was in deinem Betrieb darüber hinaus gilt, klärst du mit Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragtem.
Funktioniert ein KI-Dienstplan in der Pflege?
Teilweise. Der Entwurf gelingt, die Ausnahmen musst du dem Modell nennen. In Einrichtungen zur Behandlung, Pflege und Betreuung von Personen darf die Ruhezeit um bis zu eine Stunde verkürzt werden, wenn jede Verkürzung innerhalb eines Kalendermonats oder von vier Wochen durch eine andere Ruhezeit von mindestens zwölf Stunden ausgeglichen wird (§ 5 Abs. 2 ArbZG). Diesen Ausgleich führt kein Sprachmodell von sich aus mit.
Und für eine Kita?
Dort ist die Besonderheit nicht die Frist, sondern die Verfügungszeit: Vorbereitung und Elterngespräche müssen als eigene Zeile geplant werden, sonst rechnet sich der Plan auf dem Papier auf und im Gruppenraum fehlt jemand. Nimm sie als eigene Schicht in den Prompt auf. Einen fertigen Wochenplan dafür findest du unter Dienstplan für die Kita.
Wie bekomme ich den Plan aus dem Chat in Excel?
Ergänze im Prompt eine Zeile: „Gib die Tabelle zusätzlich als CSV mit Semikolon als Trennzeichen aus.“ Den Block kopierst du in eine leere Textdatei, speicherst sie als .csv und öffnest sie in Excel oder LibreOffice. Alternativ überträgst du den Plan in unsere kostenlose Wochenplan-Vorlage.
Welche Angaben muss ich zwingend nennen?
Fünf: Betriebszeiten je Wochentag, Schichten mit Anfang und Ende, Mindestbesetzung samt nötiger Qualifikation, Wochenstunden je Person und die Abwesenheiten dieser Woche. Fehlt eine davon, nimmt das Modell einen Wert an, ohne das zu sagen – und der Plan sieht trotzdem vollständig aus.
Muss ich den Prompt jede Woche neu schicken?
Ja, und das ist der wunde Punkt. Das Modell behält weder dein Team noch den letzten Dienst der Vorwoche, es kennt keinen Schichttausch und keine Krankmeldung von heute Morgen. Ab etwa der dritten Woche ist eine Planung, die den Bestand behält und Änderungen ans Team weitergibt, schneller als jeder Prompt.
Allgemeine Information, keine arbeitsrechtliche Beratung. DienstplanHeld unterstützt bei der Planung; die Verantwortung bleibt beim Betrieb.