Programm für Schichtplan und Zeiterfassung: worauf du achten solltest

Du suchst ein Programm, das Schichten plant und die Arbeitszeit erfasst. Hier steht, nach welchen Kriterien du auswählst, was die Rechtslage verlangt und wo DienstplanHeld Grenzen hat.

Kurzantwort: Achte bei einem Programm für Schichtplan und Zeiterfassung darauf, ob die tatsächlichen Zeiten (Beginn, Ende, Pause) erfasst werden, ob die Mitarbeiter das am Handy erledigen können und ob sich die Daten exportieren lassen. DienstplanHeld erfasst Kommen und Gehen je Schicht und exportiert die Stunden als CSV. Es ist aber keine Lohnabrechnung und führt keine revisionssichere Änderungshistorie.

Worauf du bei der Auswahl achten solltest

Schichtplan und Zeiterfassung sind zwei verschiedene Aufgaben. Der Schichtplan sagt, wer wann arbeiten soll. Die Zeiterfassung hält fest, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Beides in einem Programm zu haben spart Doppelarbeit, denn die geplante Schicht muss nicht ein zweites Mal abgetippt werden. Diese Punkte lohnen die Prüfung, bevor du dich festlegst:

Ist-Zeiten: Werden Beginn, Ende und Pause der tatsächlichen Arbeit erfasst, oder nur die Planzeit? Die Planzeit allein belegt nicht, wann jemand gearbeitet hat.

Bedienung am Handy: Im Schichtdienst sitzt kaum jemand am Rechner. Stempeln sollte mit zwei Tipps am Telefon gehen.

Korrekturen: Wer darf falsche Zeiten ändern, und bleibt nachvollziehbar, was vorher dort stand? Das ist der Punkt, an dem sich Programme am stärksten unterscheiden.

Export: Kommt die Auswertung für die Lohnabrechnung oder den Steuerberater als Datei heraus, ohne dass jemand abtippt?

Datenschutz: Wo liegen die Daten, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung? Zeiten von Beschäftigten sind personenbezogene Daten.

Preis und Größe: Viele Programme rechnen pro Mitarbeiter und Monat ab. Bei 5 bis 30 Leuten macht das einen spürbaren Unterschied. Prüfe die aktuelle Preisliste des Anbieters, statt dich auf Vergleichsseiten zu verlassen.

Warum die Zeiterfassung kein Zusatz mehr ist

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (Aktenzeichen 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit ihrer Beschäftigten erfassen müssen. Das Gericht leitet das aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes ab. Wie die Erfassung aussieht, schreibt der Beschluss nicht im Einzelnen vor, und bei der Form hat ein vorhandener Betriebsrat mitzubestimmen.

Unabhängig davon verlangt § 17 des Mindestlohngesetzes für Minijobber und für bestimmte Branchen, darunter das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufgezeichnet und zwei Jahre aufbewahrt werden. Wer bisher nur einen Plan führt, hat in beiden Fällen eine Lücke.

Was DienstplanHeld kann

Schichtplan: Schichten mit Beginn, Ende, Pause und Position anlegen, Schichtarten als Vorlage, Mindestbesetzung mit Lückenanzeige, Hinweise bei Ruhezeit und Höchstarbeitszeit.
Kommen und Gehen: Mitarbeiter stempeln ihre zugewiesene Schicht am Handy. Kommen ist frühestens zwei Stunden vor Schichtbeginn möglich, nur am Schichttag, bei Nachtschichten läuft Gehen auch am Folgetag.
Korrektur: Chef oder Leitung können erfasste Zeiten ändern und Pausen eintragen.
Arbeitszeitkonto: Soll gegen geplante und erfasste Stunden, je Monat.
CSV-Export: Die Stunden eines Monats als Datei für die Lohnabrechnung oder die eigene Aufbewahrung. Mitarbeiter sehen nur ihre eigenen Zeilen.
Tauschbörse und Krankmeldung: Offene Schichten werden an qualifizierte Kollegen angeboten.

Was DienstplanHeld nicht kann

Keine Lohnabrechnung. Die App liefert Stunden, rechnet aber keinen Lohn und erstellt keine Abrechnung.
Keine Änderungshistorie. Wird eine erfasste Zeit korrigiert, ist der frühere Wert nicht mehr abrufbar. Das steht auch so in der Anlage zur Auftragsverarbeitung. Wer einen lückenlosen Prüfpfad braucht, sollte das bedenken.
Kein Stempelterminal. Erfasst wird am Handy der Mitarbeiter, nicht an einem Gerät im Betrieb.
Kein Tarif- und Zuschlagsrechner. Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschläge rechnet das Zusatzwerkzeug Schichtzuschlag-Rechner auf moersbergerit.de, nicht die App.

Ob das reicht, hängt vom Betrieb ab. Ein Café mit 12 Leuten, das Stunden für den Steuerberater braucht, kommt damit gut aus. Ein Betrieb mit Tarifvertrag, Zuschlagsstaffeln und Prüfpfad braucht wahrscheinlich mehr und sollte es vorher mit der eigenen Abrechnung durchspielen.

Wie die Ruhezeiten im Plan geprüft werden, steht im Ratgeber zu Arbeitszeitgesetz und Ruhezeiten. Für die Einrichtung hilft die Anleitung zum Dienstplan.

Stand: November 2026. Quellen: BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21; § 3 ArbSchG und § 17 MiLoG auf gesetze-im-internet.de.

Plan und Zeiten in einer App

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DienstplanHeld verbindet Schichtplan, Stempeln am Handy und CSV-Export der Stunden. Alle Funktionen sind kostenlos.

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Häufige Fragen

Gibt es eine Pflicht zur Arbeitszeiterfassung?

Das Bundesarbeitsgericht hat am 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen, abgeleitet aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. Für Minijobber und bestimmte Branchen gilt zusätzlich § 17 MiLoG.

Kann DienstplanHeld die Arbeitszeit erfassen?

Ja. Mitarbeiter stempeln Kommen und Gehen an ihrer zugewiesenen Schicht am Handy, Chef und Leitung können Zeiten und Pausen korrigieren. Die Stunden eines Monats lassen sich als CSV exportieren.

Ersetzt DienstplanHeld die Lohnabrechnung?

Nein. Die App liefert die Stunden als Datei, rechnet aber keinen Lohn und erstellt keine Gehaltsabrechnung.

Wird bei Korrekturen die alte Zeit gespeichert?

Nein. Es gibt keine revisionssichere Änderungshistorie. Nach einer Korrektur ist der frühere Wert nicht mehr abrufbar.

Was kostet DienstplanHeld?

Alle Funktionen sind derzeit kostenlos, ohne Bezahlschranke. Die aktuellen Bedingungen stehen auf der Startseite.

Allgemeine Information, keine Rechtsberatung. Angaben ohne Gewähr; im Zweifel arbeitsrechtliche Beratung hinzuziehen.